Casos

Esta sección discute cómo los usuarios finales pueden manejar sus casos, tanto como las opciones para ese usuario cuando se ejecuta un caso y cómo hacerlo.

Administrador de casos

Desde la versión 2.0.30 El administrador de Casos tiene una vista y manejo diferentes, como se explica a continuación:

Lista de casos

La lista de casos es desplegada en la esquina izquierda de la pantalla, está dividida en casos diferentes para un usuario dado. Estas opciones pueden ser usadas para ubicar rápido y eficientemente un caso en particular o un tipo de caso. La lista de casos puede ser accesada haciendo un clic en la pestaña de INICIO. La ilustración muestra la lista de casos.

La opción para la lista de casos está a continuación:

Cases

Nuevo Caso

Es posible iniciar un nuevo caso del proceso creado previamente. Este muestra una lista de todos los casos a los que el usuario ha sido designado para trabajar, pero aún no ha empezado. Para iniciar un caso un usuario y un DynaForm, los documentos de entrada y de salida deben estar asignados al primer caso, de otra manera, los procesos no podrán ser vistos en la lista de casos a ser inicializados:

Para inicializar un caso, hacer doble clic en el proceso seleccionado o seleccionar uno para ejecutarlo y hacer clic en el ícono de .

Seleccionando un proceso de la lista, la Información del proceso localizada en el lado derecho, desplegará toda la información como “Nombre del proceso”, “Descripción” y “Categoría”, entre otros.

Bandeja de entrada

Esta incluye una lista de casos que requieren entrada de un uso particular. Esta muestra una lista de todos los casos a los que el usuario ha sido designado para trabajar, pero aún no ha empezado. Estos casos tienen un estado de "TO_DO", que significa que su base de datos aún no ha sido cambiada, Desde que el usuario fue designado a trabajar en una tarea en un caso.

Si el caso es mostrado en Negrita, entonces no ha sido abierto y se considera como “no leído”. Una vez el caso haya sido visto mediante su selección y hacienda clic en el botón de “abrir”, entonces es considerado como un caso “leído ”. Una vez el usuario edite el caso, su estado cambiará a "Borrador" y éste no estará más en la lista de Bandeja de Entrada.

Los casos cuya Fecha de Vencimiento esté listada en red, han expirado la fecha en la que se esperaba se complete su tarea. (El tiempo de espera para cada tarea puede ser establecido bajo control de tiempo de tarea.)

El caso inicialmente se ordena por su (número de caso) #, pero los casos pueden ser almacenados por una columna haciendo clic en su encabezado. Para cambiar a un orden ascendente o descendente, hacer clic en la flecha hacia arriba o abajo que aparece después de hacer clic en el encabezado de una columna.

También es posible escoger que columnas serán mostradas en la bandeja de entrada haciendo clic en Columnas:

En la cima de la pantalla hay diferentes opciones de filtrar un caso de acuerdo a sus procesos, para buscar por casos e ir a un caso en particular. Por defecto, la bandeja de entrada despliega todos los casos, pero hay opciones para filtrar casos abiertos de los no abiertos:

• Abrir: Esta opción permite abrir los procesos seleccionados. Ésta se habilitará escogiendo uno de los procesos de la lista.

• Acciones: Está dividida en un submenú:

• Pausa: Haciendo clic en un calendario se desplegará en el cual estará des pausada la fecha de inicio en un caso, y debe ser establecida.

• Resúmen : Esta opción despliega la información de una caso seleccionado haciendo clic en . Ver más acerca de esto en Resúmen de casos.

• Notas de caso esto permite añadir una nota a un caso seleccionado haciendo clic en . Ver más acerca de esto en Notas de Caso.

• Re asignar : Esto permite re asignar el caso a un usuario diferente hacienda clic en , una nueva ventana que se desplegará con todos los usuarios disponibles:

Verificar el usuario para re asignarlo a un caso y finalmente hacer clic en Re asignar.

• Leídos : Hacer clic a la lista de casos que ha sido abierta (pero sin cambio en los datos).

• No leídos: Hacer clic a la lista de casos que no han sido abiertos aún.

• Todos: Hacer clic para ver todos los casos, ya sean "Leídos" o "No leídos".

Searching Criteria

En la cima de la bandeja de entrada hay diferentes criterios de búsqueda:

• Proceso: Busca todos los procesos creados en el espacio de trabajo.

• Búsqueda: Busca cualquier criterio, como números o nombres de caso.

• Ir a: Ingresando un número de caso y hacienda clic en Ir a, éste lo direccionará a ese caso en específico.

Borrador

Incluye casos que están siendo editados o en avance por el usuario pero no han sido enviados a la siguiente tarea. Los casos son considerados como "Borrador", después de que el usuario edite los datos del caso, mediante la presentación de un DynaForm o después de cargar un documento de entrada o después de moverse a un paso siguiente en la tarea actual.

Solo los casos que están en Borrador pueden ser eliminados haciendo clic en la opción eliminar en el menú de 'Acción

Participados

Incluye todos los casos que el usuario ha mandado o en los que ha participado. Cuando el usuario hace clic en ésta opción, un panel en el lado derecho de la pantalla mostrará una lista de casos con tres opciones en la cima, y links para filtrar como en la ilustración:

Los links para filtrar para Participados son:

• Abrir: Escogiendo un caso desde la lista, ésta opción estará disponible para abrir un caso específico, desplegando la información del caso:

• Iniciados por mi: cuando el usuario haga clic en éste link la lista de casos sólo mostrará los casos que han sido iniciados por el usuario.

• Leídos: cuando el usuario hace clic en éste link, la lista de casos solo mostrará los casos que han sido.

• No leídos: cuando el usuario haga clic en este link la lista de casos sólo mostrará los casosque no hayan sido leídos.

• Todos: cuando el usuario haga clic en éste link, toda la lista de casos será mostrada.

• Sin asignar : Incluye cualquier usuario desde la lista de usuarios asignados hasta escoger un caso y trabajar en una tarea. En otras palabras, el usuario tundra el poder de asignarse a si mismo la tarea.

• Pausa: Incluye casos que por alguna razón han sido temporalmente parados en esa tarea.

Search

Búsqueda avanzada

Incluye un sub menú en la cima de la lista de casos los cuales pueden ser buscados por la fecha.

Donde:

• Delegar fecha desde : Haciendo clic en el una fecha inicial debe estar seleccionada.
  • Para: Haciendo clic en el ícono una fecha de cierre debe estar seleccionada.

Cuando las fechas fueron seleccionadas hacer clic en Filtro para desplegar el resultado:

• Proceso: Es posible buscar como todos los procesos o seleccionar uno en específico:

• Estado: Es possible buscar mediante todos los estados o seleccionar uno en específico como: borrador, to do y completados.

• Usuario: es posible buscar por todos los usuarios o seleccionar uno en específico:

Nota: cómo la imágen por encima de la búsqueda, puede hacerse uno o más criterios de búsqueda al mismo tiempo. En el ejemplo la búsqueda fue hecha por “usuarios” y “estado”.

• Búsqueda: Finalmente es posible ingresar una palabra específica en el último criterio de búsqueda como en la imagen a continuación:

Ingresar el criterio de búsqueda y hacer clic en Buscar

Por ejemplo: En la búsqueda de número de caso el resultado será:

Supervisor de Procesos

Revisión

Incluye casos que han sido enviados de regreso al supervisor de procesos. La pestaña está disponible solo si el usuario es un supervisor de procesos y para eso es necesario que su role contenga permiso: "PM_SUPERVISOR" . Hacer cilc en el siguente link para más información de supervisor de procesos.

Reasiganr

Incluye casos que pueden ser reasignados a otro usuario. Esta pestaña está disponible solo si el usuario tiene en su role el permiso "PM_REASSIGNCASE". Para re asignar un caso haga clic en este menú. En la cima, el usuario, verá las siguientes opciones:

Seleccionar el caso y hacer clic en Reasignar, la ventana a continuación desplegará:

As it can show on the image the list of all users assigned to this task will be displayed, choose the one who will have the case.

Documentos

El panel de documentos permitirá al usuario organizar sus documentos en diferentes carpetas que pueden ser creadas aquí. Cuando el usuario hace clic en las opciones de documento, verá el lado derecho del panel (como sigue en la ilustración) dividido en dos: una lista de todas las carpetas creadas llamada “Directorio”, y otra lista de todos los documentos de entrada y salida cargados durante este proceso. .

donde:

• Carpeta Root : Hacer clic en este link para ir a carpeta root.

• Re cargar: actualize la lista de documentos.

• Nueva carpeta : Crear una nueva carpeta.

Las carpetas se desplegarán en el lado izquierdo del panel o hacienda clic en la flecha del lado izquierdo del panel como en la imagen a continuación:

• Borrar: Eliminar carpeta.

• Descargar : Un documento de la lista puede ser descargado.

• Cargar : Un documento puede ser cargado.

Ejecutar casos

Cuando se ejecuta un caso hay cuatro opciones en la cima del menu como la que se muestra a continuación.

Pasos

Muestra todos los DynaForms, documentos de entrada y de salida asignados a una tarea, así que pueden ser accesados fácilmente:

Información

Muestra la información del proceso en curso:

Mapa de procesos

Haciendo clic en el Mapa de Procesos , una nueva pestaña se abrirá junto al caso en curso:

Es muy útil para el usuario verificar en qué lugar del proceso está la tarea en ejecución. Cada tarea será diferenciada por un color que represente el estado de la tarea. Junto al proceso una Clave con la explicación de los colores se desplegará:

Información de procesos

Haciendo un clic en Información de Procesos una nueva ventana con la información del proceso actual se desplegará:

Información de la taréa

Haciendo clic en Información de la Taréa una nueva ventana con la información de la tarea actual

Historial del caso

Muestra una breve descripción de el caso.

HIstorial de mensajes

Muestra todas las notificaciones de correo electronico durante el proceso.

Dynaforms

Muestra todos los dynaforms definidos en el proceso. El usuario debe tener Permiso de Proceso para ver la lista de dynaforms. El usuario administrador, es el único que puede asignar esos permisos.

Cargar Documentos

Muestra todos los documentos cargados por cualquier documento de entrada definido durante el proceso:

Los usuarios pueden descragra los documentos en cualquier momento del proceso hacienda clic en Descargar'.

Generar Documentos

Muestra todos los documentos generados por cualquier documento de salida definido durante el proceso:

Los usuario pueden descargar documentos hacienda clic en el tipo generado (doc, pdf).

Acciones

Los casos pueden ser

Pausa

Un caso seleccionado de la lista puede ser pausado haciendo clic en el ícono del calendario, como muestra la imagen a continuación. Un calendario desplegará en que facha un caso des pausado debe ser definido.

Cancelar

Un caso seleccionado de la lista puede ser cancelado. Una ventana de confirmación mostrará un mensaje para escoger si el caso será cancelado o no.

Reasignar

Un caso seleccionado de la lista puede ser re asignado, lo que significa que el propietario del caso cambiará. Hacienda clic en Re asignar una ventana se desplegará con una lista de usuarios disponibles, escojer al que será el propietario del caso y hacer clic en “re asignar”:

Cuando el caso es re asignado un mensaje se desplegará en la parte inferior de la pantalla como sigue:

Notas de caso

Notas de caso Se usa para añadir comentarios y observaciones acerca de un caso, que pueden ser leídas por cualquiera que tenga los privilegios de abrir un caso.